Caso: Pitch Days COFIDE 🚀

Siente en carne propia cómo organizar eventos para el ecosistema startup peruano, a partir de la experiencia de los Pitch Days COFIDE. Artículo redactado por 🧑 Joseph Luján y 💁 Elva Flores.

Cuando conversas con emprendedores o inversionistas extranjeros; y consultas sobre el ecosistema, es muy seguro que no conozcan más de cinco startups peruanas. Por ello, surgió la necesidad de poner en vitrina a emprendimientos peruanos innovadores, de base tecnológica, con modelos de negocio maduros y que se encuentran en etapa de expansión. Así nacieron los Pitch Days en COFIDE, para lograr que las startups peruanas tengan una vitrina nacional e internacional; y además, acercarlos a potenciales inversionistas.

Los Pitch Days COFIDE consisten en presentar a tres startups en cada evento. Donde cada una de ellas, tiene cinco minutos para exponer sobre su emprendimiento y luego recibir preguntas y/o feedback por parte del jurado, que tiene un expertis invirtiendo en startups. Por eso, te dejamos el siguiente contenido lleno de recomendaciones, insights, plantillas e información directa al grano.

💪 Arranca así

• Plantea el objetivo del por qué quieres hacer el evento. A veces, abarcar mucho te puede desenfocar y diluir tus recursos. De esta manera, podrás establecer con mayor exactitud (plantilla): 

➡️ Trouble: ¿Qué harás cuando el problema golpee la «camioneta»?

• Necesidad por mostrar más startups a nivel internacional | Brecha de conocimientos en levantamiento de capital.

➡️ Team Members: ¿Quién está en el autobús y qué aportará cada persona individualmente al equipo: rol, propuesta de valor, habilidades, entre otros?

COFIDE (Gestión), Seedspace Lima (Eventos), UTEC Ventures (Programa), Salkantay Ventures (Mentoría).

➡️ Driver: ¿Quién está al volante? ¿Quién está navegando?

• PITCH DAYS COFIDE (Programa, preparación y Evento).

➡️ Expectations: ¿Qué esperan los miembros del equipo unos de otros para tener éxito?

• Actividades bien definidas para cada equipo, posicionamiento en el ecosistema, conexión entre emprendedores e inversionistas.

➡️ Team Values: ¿Cuáles son los valores por los que vive el equipo? ¿Estos valores son reconocidos por todos los miembros del equipo?

• Organización de eventos, red de contactos, expertise en venture capital y alcance de difusión.

➡️ Obstacles: ¿Qué podría impedir que el equipo trabaje en conjunto de manera correcta y alcance su objetivo?

• Poco tiempo para la organización, optimizar los pocos recursos, etc.

➡️ Energy Source: ¿Qué genera energía en el grupo? ¿Qué hace que todos corran y busquen los mejores resultados?

• Iniciar eventos presenciales, generar mayor networking entre los stakeholders y atraer profesionales destacados en cada tema.

➡️ Team Goals: ¿Cuál es la meta que el equipo quiere alcanzar? ¿Cuándo son exitosos todos los esfuerzos del equipo?

• 1,500 asistentes, presentaciones de las startups más pulidas, conexión con un ángel inversionista por evento, mínimo 15 regiones y mayor difusión.

🧵 Otros aspectos:

• El Perú no solo es Lima, es importante hacer un scouting activo de otras startups en regiones. Puedes apoyarte de las incubadores y/o instituciones que promueven el emprendimiento innovador (cámaras de comercio, mesas de innovación, entre otros).
• Toma en cuenta el tiempo que tienes para el desarrollo del evento y la calidad de lo que se quiere transmitir. No por tener más startups pitcheando va a ser mejor, por el contrario hay que dar tiempo para un feedback de calidad por parte del jurado.
• Luego de esto, plantea un formato preliminar de lo que sería el evento y testealo con los grupos de interés; por ejemplo en el caso de los Pitch Days, se realizó lo siguiente:
  • Mostrarlo a fondos de inversión.
  • Compartirlo con startups que tengan experiencia pitcheando.
  • Compartirlo con emprendedores que ya estén levantando capital.

🎟️ Pre, Durante y Post

Pre Evento

Previo al evento es necesario iniciar de manera ordenada a fin de no perder de vista ningún paso, por ello te recomendamos:

• Mapear las actividades del antes, durante y después del evento así como los responsables de cada uno de ellos.
• Tener un checklist, para esto puedes usar la plataforma que mejor se te acomode (Notion, Trello, Google Sheets, etc).
• Realizar un cronograma y llevar a cabo reuniones con todo tu equipo, para verificar que cada uno tenga claro su tarea.
• Llevar a cabo una prueba (simulación) del evento para repasar las actividades y evitar contratiempos.

Durante Evento

Para brindar la mejor experiencia dentro del evento es importante contar con un guión para mapear cada paso desde que las personas se conectan hasta que se termina de la sesión.

• Aperturar la sala 10 minutos para verificar que las startups y jurados no tengan inconvenientes con detalles técnicos de la plataforma.
• Buscar que los asistentes interactúen a través alguna herramienta como Padlet, Notion o Airtable.
• Para tener un mayor alcance se transmite a través de Linkedin Live.
• Estar atentos de aceptar a todos los participantes, así como verificar la configuración para que ninguno aperture su audio o proyecte la pantalla.
• Aplicar una encuesta de satisfacción para continuar mejorando la gestión del evento → Net Promoter Score (NPS).

Post Evento

Siempre es bueno darle seguimiento a todo lo desarrollado, por ello trabajamos en lo siguiente:

• Correo de agradecimiento para nuestros coorganizadores.
• Enviamos un mail a todos los inscritos con un one pager de aprendizajes, así como la grabación del evento
• Reunión de retroalimentación con todo el equipo para listar las oportunidades de mejora para el siguiente evento.

Cosas que siempre nos olvidábamos, PERO que no te pase a ti:

• La transmisión en vivo debe compartirse por los diferentes grupos de whatsapp o FB.
• Configurar la opción de seguridad para que los asistentes no activen audio o compartan pantalla.
• Revisar que los aliados de difusión hayan compartido el evento.
• Etiquetar a todos los participantes del evento (nombres e instituciones) en redes sociales.

✍️ Recomendaciones en la estructura del evento

El evento

• Sí el evento principal son las presentaciones de las startups ante expertos en inversión, entonces que se centre todo el evento en ello y evitar agregar una dinámica adicional porque hace que el evento sea más extenso y pierde sentido.
• Elegir jurados expertos en inversión con un perfil alineado a los sectores de las startups y que puedan brindar un feedback directo, ya que normalmente se escucha una devolución pasiva pero se debe exigir uno real.
• Incluye una dinámica para interactuar con el público y tomar en cuenta sus preguntas.
• Al final, siempre brindar un espacio para que los coorganizadores puedan agradecer su participación del evento.

En equipo siempre es más bonito

• Es importante trabajar con personas que saben escuchar y están dispuestas a hacer que las cosas pasen.
• El feedback siempre es importante. Durante cada evento, se debe realizar (sí o sí) para seguir afinando las actividades y mantener la ambición de continuar mejorando.

Qué haríamos en el ecosistema sin difusión

• Compartirlo por tus grupos de whatsapp relacionados al tema que se está tocando.
• Compartir el ‘en vivo’ en grupos de FB con intereses similares. 
• Enviar mailing 5 horas antes y 10 min antes para que las personas se conecten.
• Es bueno tener aliados de difusión, para que ellos puedan compartir con todas sus comunidades de emprendimiento o de otro tipo, que esté alineados al rubro de tu evento.
• Se puede difundir sin RRSS, todo depende del público al que te dirijas. Por ejemplo, radio, murales de universidades, entrevistas en canales, etc.
• Lo curioso es que cada vez se gestan más comunidades de diferentes sectores para trabajar en conjunto y compartir todos los eventos del ecosistema.

🥇 Tips que son reglas de oro

• Tener capacidad de decisión y no encapricharse (por ejemplo, a veces es mejor avanzar sin un coorganizador por los tiempos) ⌛.
• Validar las actividades en donde no se conoce mucho del tema. Por ejemplo, contamos con traducción de lenguaje de señas. Pero no estamos al 100% seguros si la empresa que lo realiza, está traduciendo bien todo lo que se conversaba. Solo veíamos a una persona en velocidad x2 tratando de seguirnos el ritmo y la velocidad al hablar de los emprendedores ⏩.
• Registra y mide todo para que puedas, tener un reporte del impacto que se está generando así como dar el seguimiento correspondiente ✒️.
• Tomar en cuenta si se viene un estado de emergencia 😂.
• ¡Siempre haz las cosas con pasión y enfoque 💖!